(趣旨)

第1条　この規程は、印西地区消防組合における文書の受領、処理、保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によることを原則とする。

(文書主任及び文書副主任)

第4条　消防本部各課及び消防署に文書主任及び文書副主任を置く。

(消防本部における文書の受領及び配布)

第5条　消防本部に到達した文書は、すべて総務課において受領するものとする。ただし、所管課に直接到達した文書は、当該所管課において受領するものとする。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第6条　勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し、受領した日付ごとに区分して保管しなければならない。

(消防本部における文書の収受)

第7条　第5条第1項ただし書の規定により受領し、又は同条第2項の規定により配布を受けた文書は、文書主任が次の各号に掲げるところにより収受しなければならない。

(消防本部における配布文書の転送又は返付)

第8条　文書主任は、受領し、又は配布を受けた文書のうち所掌に属さない文書があるときは、次の各号に掲げるところにより転送又は返付しなければならない。

(消防署における文書の受領及び収受)

第9条　第5条第2項第4号及び第7条の規定は、消防署に到達した文書の収受について準用する。

(収受した文書の交付)

第10条　文書主任は、前3条の規定により文書の収受をした場合においては、当該文書を担当者又は名あて人に交付するものとする。この場合において、交付する際に当該文書の処理についての必要な指示をすることができるものとする。

(電子メールの受信)

第11条　所管課用電子メールアドレスあての電子メールは、所管課において受信するものとする。

(電子メールの収受及び交付)

第12条　受信した電子メールは、必要に応じその内容を紙に出力して記録するものとする。

(電子メールの転送)

第13条　文書主任は、受信した電子メールのうち所掌に属さない電子メールがあるときは、所管課が明らかな電子メールは当該所管課へ、所管課が明らかでない電子メールは総務課へ直ちに転送するものとする。

(文書の種類)

第14条　文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(文書の形式)

第15条　文書は、次の各号に掲げるものを除き、すべて左横書きによるものとする。

(文書の書式)

第16条　文書の書式は、総務課長が別に定める。

(文書の記号)

第17条　文書には、次の各号に掲げるところにより、記号を付さなければならない。

(文書の番号等)

第18条　文書には、次の各号に掲げるところにより、番号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第19条　文書の発信者名は、管理者名又は消防長名を用いなければならない。ただし、法令及び他に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により、特に必要がある場合は、組合名、所属長名を用いることができる。

(起案)

第20条　職員は、第10条の規定により、文書の交付を受けたとき、又は起案による処理を必要とする事案があるときは、法令及び他に定めがある場合を除き、速やかに別記第5号様式又は別記第6号様式の起案書によりその処分案を起案し、当該起案書に自ら署名押印しなければならない。ただし、起案の前に供覧する必要があるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、あらかじめ供覧(以下「一応供覧」という。)した後に起案することができる。

(特殊取扱の表示)

第21条　前条の規定により、起案した文書(以下「起案文書」という。)であって特殊郵便物として発送するものは、起案文書にその旨を表示しなければならない。

(保存期間及び保存区分の表示)

第22条　起案文書には、第40条第1項の規定による保存期間の種別を記載するとともに、所管課において常時使用する必要がある文書にあっては、原則として保存期間の種別と併せて「常用」と記載しなければならない。

(回議)

第23条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第24条　起案の内容が他の課及び消防署の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係する所属長に合議しなければならない。

(再回)

第25条　回議又は合議の過程で起案の内容に重大な修正があったとき、又は廃案となったときは、必要と認められる範囲内において既に回議又は合議をした者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議しなければならない。

(重要文書等の回議又は合議)

第26条　起案文書の内容が重要若しくは異例のもので特に急を要するもの又は秘密を要するものは、所管課長が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

(供覧)

第27条　収受した文書であって起案による処理を必要としないもの及び一応供覧を必要とするものは、供覧書(別記第7号様式)を作成し、供覧しなければならない。

(決裁日)

第28条　起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁日を記載し、かつ、文書管理システムに当該決裁日を登録しなければならない。

第29条　起案文書は、所管課長への回議の前に文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、定例又は軽易な起案文書は、文書主任の審査を省略することができる。

(文書の施行日)

第30条　文書の施行日は、令達文書で訓、内訓、達及び指令以外のものにあっては印西地区消防組合公告式条例(昭和29年条例第3号)の規定による公布の日とし、電子メールにあっては送信の日とし、その他の文書にあっては発送又は送達の日とする。

(文書の浄書)

第31条　決裁及び文書審査が終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者が浄書しなければならない。この場合において、浄書が終わったときは、直ちに当該決裁文書に押印するものとする。

(公印の押印)

第32条　起案者は、前条第2項の規定により照合を終わった文書に決裁文書を添えて公印保管者又は公印保管者が指名した者に提示し、その承認を受けた後、公印を押印し、決裁文書との間に契印を押印しなければならない。ただし、組合の機関相互の往復文書又は総務課長がその必要がないと認めるものについては、公印及び契印又はそのいずれかの押印を省略することができる。

(消防本部における発送又は送達)

第33条　消防本部において文書を発送しようとするときは、所管課において郵便又は事業者による信書の送付に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書事業者の提供する同条第2項に規定する信書便による送付(以下「郵便等」という。)又は適当な方法により送付するものとする。

(消防署における発送又は送達)

第34条　消防署において文書を発送しようとするときは、文書主任が郵送等するものとする。

(電子メールによる発送)

第35条　前2条の規定にかかわらず、文書の発送は、電子メールにより行うことができる。

(文書の整理及び分類)

第36条　職員は、将来の文書の整理及び保存を合理的かつ円滑に行うため、常に文書の整理及び分類に努めなければならない。

(文書分類表及び文書管理表の作成等)

第37条　前条第2項の規定により、文書を大分類、中分類及び小分類に分類した場合は、文書主任は、毎会計年度終了後に、別に定める文書分類表及び文書管理表をそれぞれ作成し、それぞれの写しを毎年5月31日までに総務課長に提出しなければならない。

(文書の整理及び分類に関する補則)

第38条　前2条に定めるもののほか、文書の整理及び分類は、編冊により行うものとする。

(文書の保管)

第39条　職員は、常に担任事務に係る文書を整理及び保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の保存)

第40条　施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの及び供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの(以下「完結文書」という。)の保存期間は、別表第2に定める基準に従い、長期、10年、5年、3年及び1年の種別によるものとする。

(文書の保存区分)

第41条　完結文書のうち、所管課において常時使用する必要がある完結文書(以下「常用文書」という。)については、それ以外の文書と区分して整理しなければならない。

(文書の編冊)

第42条　職員は、担当事務に係る文書が完結文書となったときは、速やかに当該文書を編冊しなければならない。

(文書保存リスト)

第43条　文書主任は、完結した文書について別に定める文書保存リストを作成し、その写し2部を毎年5月31日までに総務課に提出しなければならない。

(文書廃棄予定リスト)

第44条　総務課長は、毎年5月31日までに文書保存リストに基づき、別に定める文書廃棄予定リストを作成し、文書主任に通知しなければならない。

(文書の廃棄)

第45条　所管課長は、保存する文書の保存期間が経過したときは、毎年5月31日までに当該文書を廃棄するものとする。

第46条　所管課長は、前条第1項の規定にかかわらず廃棄する文書のうち、歴史的資料又は文化的資料と認められる文書として総務課長から引継ぎを求められたときは、その文書が法令により廃棄しなければならないものとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じなければならない。

(特別処理の承認)

第47条　総務課長は、災害その他特別な理由によりこの規程によることが不適当であると認めるときは、消防長の承認を得て特別な処理をすることができる。

(消防署における例外処理)

第48条　消防署長は、この規程によることが不適当と認めるときは、総務課長と協議してその手続を省略し、又は他の手続により処理させることができる。

(補則)

第49条　この規程の施行に関し必要な事項は、消防長が別に定める。