○印西地区消防組合文書事務取扱規程
平成18年12月28日
本部訓令第15号
印西地区消防組合文書事務取扱規程(昭和48年規程第1号)の全部を改正する。
目次
第1章　総則(第1条―第4条)
第2章　文書の受領、収受及び配布(第5条―第13条)
第3章　文書の処理
第1節　総則(第14条―第19条)
第2節　起案(第20条―第22条)
第3節　回議、合議及び供覧(第23条―第28条)
第4節　文書審査(第29条)
第4章　文書の施行(第30条―第35条)
第5章　文書の分類(第36条―第38条)
第6章　文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄(第39条―第46条)
第7章　雑則(第47条―第49条)
附則
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は、印西地区消防組合における文書の受領、処理、保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2)　消防本部　印西地区消防組合消防本部の組織に関する規則(昭和55年規則第3号)第2条に規定する課をいう。
(3)　消防署　印西地区消防組合消防本部及び消防署の設置等に関する条例(昭和47年条例第4号)第3条に規定する消防署をいう。
(4)　所管課　文書の取扱いに係る事務を所管する課及び消防署をいう。
(5)　所管課長　所管課の長をいう。
(6)　文書管理システム　文書の作成、管理等を行うためのシステムで消防本部総務課(以下「総務課」という。)が所管するものをいう。
(7)　庁内情報システム　組合の組織内の電子計算機を接続し、情報の双方向伝達を可能にするシステムをいう。
(事務処理の原則)
第3条　事務の処理は、文書によることを原則とする。
2　文書事務(文書の収受、作成、整理、分類、保管、保存、廃棄等に関する事務をいう。以下同じ。)は、文書管理システムの利用により行うことを原則とする。
3　文書は、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ迅速に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
(文書主任及び文書副主任)
第4条　消防本部各課及び消防署に文書主任及び文書副主任を置く。
2　文書主任は、消防本部各課長及び消防署長(以下「所属長」という。)が指名する者をもって充てる。
3　文書主任は、当該消防本部各課及び消防署に係る次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1)　文書の受領、交付、発送及び送達に関すること。
(2)　文書の審査に関すること。
(3)　文書事務の改善及び指導に関すること。
(4)　文書管理システムの適正な運用に関すること。
(5)　文書の分類、整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6)　その他文書の管理に関する事務の円滑な実施に関すること。
4　文書副主任は、所属長が指名する。
5　文書副主任は、文書主任の指示を受けてその事務を補助するものとする。
第2章　文書の受領、収受及び配布
(消防本部における文書の受領及び配布)
第5条　消防本部に到達した文書は、すべて総務課において受領するものとする。ただし、所管課に直接到達した文書は、当該所管課において受領するものとする。
2　前項本文の規定により、総務課において受領した文書は、次の各号に掲げるとおり配布するものとする。
(1)　文書は、開封しないで、所管課に配布するものとする。ただし、開封を必要とするものにあっては、開封した後、その封皮を添付して配布するものとする。
(2)　前号ただし書の規定により、開封した文書のうち、2以上の課に関係がある文書は、最も関係の深い課に配布するものとする。この場合において、当該文書を配布すべき課が明らかでないときは、総務課長は消防本部次長の決定を受けなければならない。
(3)　親展、秘密又はこれに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)は、開封しないで、消防長及び消防本部次長あてのものにあっては総務課に、その他の文書にあっては所管課又は名あて人に配布するものとする。
(4)　総務課長は、電報による文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の特殊取扱いの郵便物(以下この号において「特殊郵便物」という。)並びに第1号ただし書の規定により開封した文書で現金、有価証券等が添付されているものを配布する場合においては、特殊郵便物処理簿(別記第1号様式)に所要事項を記載した後、当該特殊郵便物処理簿に受領者の署名を徴するものとする。この場合において、受領の日時が権利の得喪にかかわる特殊郵便物にあっては、受領の日時を明確に記載するものとする。
3　消防本部の文書主任は、所属職員をして毎日1回以上総務課長から文書の配布を受けるものとする。
(勤務時間外に到達した文書の取扱い)
第6条　勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し、受領した日付ごとに区分して保管しなければならない。
2　当直者が受領した文書は、勤務時間開始後直ちに総務課長に引継がなければならない。
3　総務課長は、前項の規定により、引継ぎを受けた文書は、前条の規定により処理するものとする。
(消防本部における文書の収受)
第7条　第5条第1項ただし書の規定により受領し、又は同条第2項の規定により配布を受けた文書は、文書主任が次の各号に掲げるところにより収受しなければならない。
(1)　文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に収受印(別記第2号様式)を押すものとする。
(2)　親展文書は、開封しないで封筒の余白に収受印を押すものとする。
(3)　刊行物、ポスターその他収受印を必要としない文書は、第1号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。
(消防本部における配布文書の転送又は返付)
第8条　文書主任は、受領し、又は配布を受けた文書のうち所掌に属さない文書があるときは、次の各号に掲げるところにより転送又は返付しなければならない。
(1)　所管課が明らかな文書は、直ちに当該所管課に転送するものとする。
(2)　前号の規定にかかわらず、総務課において特殊郵便物処理簿に登載される文書及び所管課が明らかでない文書は、直ちに総務課長に返付するものとする。
(消防署における文書の受領及び収受)
第9条　第5条第2項第4号及び第7条の規定は、消防署に到達した文書の収受について準用する。
(収受した文書の交付)
第10条　文書主任は、前3条の規定により文書の収受をした場合においては、当該文書を担当者又は名あて人に交付するものとする。この場合において、交付する際に当該文書の処理についての必要な指示をすることができるものとする。
2　前項の規定により文書の交付を受けた担当者又は名あて人は、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。ただし、総務課長が定めたものを除く。
(電子メールの受信)
第11条　所管課用電子メールアドレスあての電子メールは、所管課において受信するものとする。
2　文書主任は、所属職員をして毎日1回以上電子メールの受信の確認をさせなければならない。
(電子メールの収受及び交付)
第12条　受信した電子メールは、必要に応じその内容を紙に出力して記録するものとする。
2　前項の規定により電子メールの内容の記録がなされた紙は、所管課に直接到達した文書とみなし、第7条又は第9条及び第10条の規定による処理を行うものとする。
(電子メールの転送)
第13条　文書主任は、受信した電子メールのうち所掌に属さない電子メールがあるときは、所管課が明らかな電子メールは当該所管課へ、所管課が明らかでない電子メールは総務課へ直ちに転送するものとする。
第3章　文書の処理
第1節　総則
(文書の種類)
第14条　文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1)　令達文書
ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの
ウ　公示
(ア)　告示　法令の規定及び職務上の権限に基づき住民の権利義務に関係のある事項を公示するもの
(イ)　公告　一定の事項を不特定多数に周知させるため公示するもの
エ　訓令　消防本部、消防署又はその長に対して指揮命令するもの
オ　訓　消防本部、消防署又はその長に対して個別的に指揮命令するもの
カ　内訓　訓令又は訓で機密に属するもの
キ　達　消防本部、消防署若しくはその長又は法人、個人等に個別的に機関の意志(任免等を除く。)を示達するもの
ク　指令　申請、出願等に対して機関の意志を示達するもの
(2)　往復文書　通達、通知、依頼、照会、回答、報告、協議、申請、申達、副申、諮問、答申、建議、出願、届出その他これらに類するもの
(3)　その他の文書　任免等のための辞令、表彰状その他前各号に該当しないもの
(文書の形式)
第15条　文書は、次の各号に掲げるものを除き、すべて左横書きによるものとする。
(1)　法令の規定により縦書きと定められているもの
(2)　他の公官庁の定めにより縦書きと定められているもの
(3)　表彰文、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(4)　前各号に定めるもののほか、総務課長が特に縦書きを適当と認めるもの
2　文書は、すべて平易な口語体により、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、その記載が永続する方法を用いて記すものとする。
3　前項の規定にかかわらず、外国語で表記することが適当と認められる文書については、あらかじめ総務課長と協議して、当該外国語を用いてこれを記すことができる。
4　前項の規定により、外国語を用いる文書に係る文書審査その他の文書の処理及び施行に関しては、消防長が別に定める。
(文書の書式)
第16条　文書の書式は、総務課長が別に定める。
(文書の記号)
第17条　文書には、次の各号に掲げるところにより、記号を付さなければならない。
(1)　令達文書の記号は、印西地区消防組合と表示した次にそれぞれの令達種目を付して表示するものとする。ただし、令達文書のうち消防長名で行う訓令の場合は、印西地区消防組合と表示した次に本部訓令と表示するものとし、訓、内訓、達及び指令については、別表第1に掲げる文書記号(以下「文書記号」という。)の次に当該訓、内訓、達又は指令と表示するものとする。
(2)　令達文書以外の文書の記号は、文書記号をもって表示するものとする。
2　前項の規定にかかわらず、任免等の辞令、表彰状その他文書記号を付さない文書として総務課長が指示した文書には、文書記号を付さないものとする。
(文書の番号等)
第18条　文書には、次の各号に掲げるところにより、番号を付さなければならない。
(1)　文書の番号は、令達文書で訓、内訓、達及び指令以外のものにあっては総務課において、文書記号をもって表示するものにあっては各所管課において文書管理システムに必要な事項を登録することにより、番号を付すものとする。
(2)　文書の番号は、当該文書の記号ごとに会計年度により表示するものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示及び公告にあっては、暦年により表示するものとする。
(3)　会計年度内の同一事件の文書については、同一の番号を用いることができる。
(4)　同一種類の文書のうち所管課長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一連の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。
(5)　前各号の規定にかかわらず、軽易な事件に関する文書については、文書番号を省略して号外とすることができる。
(6)　令達文書で訓、内訓、達及び指令以外のものにあっては総務課において、文書記号をもって表示するものにあっては各所管課において文書管理システムにより、それぞれ令達番号簿(別記第3号様式)及び文書整理簿(別記第4号様式)を調整するものとする。
(文書の発信者名)
第19条　文書の発信者名は、管理者名又は消防長名を用いなければならない。ただし、法令及び他に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により、特に必要がある場合は、組合名、所属長名を用いることができる。
2　前項の発信者名は、組合名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。
第2節　起案
(起案)
第20条　職員は、第10条の規定により、文書の交付を受けたとき、又は起案による処理を必要とする事案があるときは、法令及び他に定めがある場合を除き、速やかに別記第5号様式又は別記第6号様式の起案書によりその処分案を起案し、当該起案書に自ら署名押印しなければならない。ただし、起案の前に供覧する必要があるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、あらかじめ供覧(以下「一応供覧」という。)した後に起案することができる。
2　起案する場合は、文書管理システムに必要な事項を登録することにより行わなければならない。
3　第1項の規定にかかわらず、軽易な事案及び定例的な事案にあっては、文書の余白に朱書で起案することができる。この場合において、文書の余白に文書管理システム上の管理番号を記載しなければならない。
(特殊取扱の表示)
第21条　前条の規定により、起案した文書(以下「起案文書」という。)であって特殊郵便物として発送するものは、起案文書にその旨を表示しなければならない。
2　急施を要する起案文書については赤色の付せんを、重要な事案に関する起案文書については青色の付せんを他の文書と容易に見分けられるようにちょう付するものとする。
(保存期間及び保存区分の表示)
第22条　起案文書には、第40条第1項の規定による保存期間の種別を記載するとともに、所管課において常時使用する必要がある文書にあっては、原則として保存期間の種別と併せて「常用」と記載しなければならない。
第3節　回議、合議及び供覧
(回議)
第23条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
2　起案文書の内容を修正したときは、修正者は修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
(合議)
第24条　起案の内容が他の課及び消防署の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係する所属長に合議しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、起案文書の内容が次の各号に掲げる文書(これに準ずる文書を含む。)である場合は、所管課の回議又は当該起案文書に関係する所属長の合議が終了した後、総務課長の合議を受けなければならない。
(1)　議案
(2)　条例、規則、訓令、告示及び公告
3　前各項の場合において、合議を受けた者が、起案の内容に関し異議があるときは、相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。
(再回)
第25条　回議又は合議の過程で起案の内容に重大な修正があったとき、又は廃案となったときは、必要と認められる範囲内において既に回議又は合議をした者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議しなければならない。
(重要文書等の回議又は合議)
第26条　起案文書の内容が重要若しくは異例のもので特に急を要するもの又は秘密を要するものは、所管課長が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。
(供覧)
第27条　収受した文書であって起案による処理を必要としないもの及び一応供覧を必要とするものは、供覧書(別記第7号様式)を作成し、供覧しなければならない。
2　供覧する場合は、文書管理システムに必要な事項を登録することにより行わなければならない。
3　第1項の規定にかかわらず軽易なもの及び定例的なものにあっては、文書の余白に「供覧」と朱書し、供覧することができる。この場合において、文書の余白に文書管理システム上の管理番号を記載しなければならない。
4　第22条の規定は、供覧が終了した文書について準用する。
(決裁日)
第28条　起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁日を記載し、かつ、文書管理システムに当該決裁日を登録しなければならない。
第4節　文書審査
第29条　起案文書は、所管課長への回議の前に文書主任の文書審査を受けなければならない。ただし、定例又は軽易な起案文書は、文書主任の審査を省略することができる。
2　文書主任が文書審査を行う場合は、第14条から第16条まで及び第19条から第22条までの規定に適合するよう審査し、起案の趣旨に反しない限度において起案者の意見を聞き、これを修正することができる。
第4章　文書の施行
(文書の施行日)
第30条　文書の施行日は、令達文書で訓、内訓、達及び指令以外のものにあっては印西地区消防組合公告式条例(昭和29年条例第3号)の規定による公布の日とし、電子メールにあっては送信の日とし、その他の文書にあっては発送又は送達の日とする。
2　前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。
3　第1項の規定により、施行日を決定したときは、起案者は起案文書に施行日を記載し、かつ、文書管理システムに当該施行日を登録しなければならない。
(文書の浄書)
第31条　決裁及び文書審査が終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者が浄書しなければならない。この場合において、浄書が終わったときは、直ちに当該決裁文書に押印するものとする。
2　文書主任が指名する者は、前項の規定による浄書が終わったときは、浄書した文書と決裁文書を照合し、照合が終わったときは、直ちに当該決裁文書に押印するものとする。
(公印の押印)
第32条　起案者は、前条第2項の規定により照合を終わった文書に決裁文書を添えて公印保管者又は公印保管者が指名した者に提示し、その承認を受けた後、公印を押印し、決裁文書との間に契印を押印しなければならない。ただし、組合の機関相互の往復文書又は総務課長がその必要がないと認めるものについては、公印及び契印又はそのいずれかの押印を省略することができる。
2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
(消防本部における発送又は送達)
第33条　消防本部において文書を発送しようとするときは、所管課において郵便又は事業者による信書の送付に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書事業者の提供する同条第2項に規定する信書便による送付(以下「郵便等」という。)又は適当な方法により送付するものとする。
2　消防本部において文書を送達しようとするときは、所管課の職員がこれを行うものとする。
3　文書主任は、発送又は送達をしたときは、必要に応じ、発送又は送達の事実を明らかにしておかなければならない。
(消防署における発送又は送達)
第34条　消防署において文書を発送しようとするときは、文書主任が郵送等するものとする。
2　前条第2項及び第3項の規定は、消防署の発送及び送達に準用する。
(電子メールによる発送)
第35条　前2条の規定にかかわらず、文書の発送は、電子メールにより行うことができる。
2　電子メールを送信しようとするときは、所管課において行うものとする。
第5章　文書の分類
(文書の整理及び分類)
第36条　職員は、将来の文書の整理及び保存を合理的かつ円滑に行うため、常に文書の整理及び分類に努めなければならない。
2　文書は、同一会計年度又は同一年で、文書の種類及び保存期間の種別ごとに大分類、中分類及び小分類に分類し編冊するものとする。
(文書分類表及び文書管理表の作成等)
第37条　前条第2項の規定により、文書を大分類、中分類及び小分類に分類した場合は、文書主任は、毎会計年度終了後に、別に定める文書分類表及び文書管理表をそれぞれ作成し、それぞれの写しを毎年5月31日までに総務課長に提出しなければならない。
(文書の整理及び分類に関する補則)
第38条　前2条に定めるもののほか、文書の整理及び分類は、編冊により行うものとする。
第6章　文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄
(文書の保管)
第39条　職員は、常に担任事務に係る文書を整理及び保管し、その所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の保存)
第40条　施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの及び供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの(以下「完結文書」という。)の保存期間は、別表第2に定める基準に従い、長期、10年、5年、3年及び1年の種別によるものとする。
2　前項に定める保存期間は、完結文書となった翌年度から起算するものとする。
3　保存期間内における完結文書の管理は、所管課において行うものとする。
(文書の保存区分)
第41条　完結文書のうち、所管課において常時使用する必要がある完結文書(以下「常用文書」という。)については、それ以外の文書と区分して整理しなければならない。
2　前条第3項ただし書の規定にかかわらず、常用文書の管理は、所管課において行うものとする。
(文書の編冊)
第42条　職員は、担当事務に係る文書が完結文書となったときは、速やかに当該文書を編冊しなければならない。
2　前項の編冊は、完結文書の属する年度又は暦年ごとに区分するものとする。
3　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、前会計年度に区分するものとする。この場合において、当該文書の編冊は、前会計年度において完了したとみなす。
(文書保存リスト)
第43条　文書主任は、完結した文書について別に定める文書保存リストを作成し、その写し2部を毎年5月31日までに総務課に提出しなければならない。
(文書廃棄予定リスト)
第44条　総務課長は、毎年5月31日までに文書保存リストに基づき、別に定める文書廃棄予定リストを作成し、文書主任に通知しなければならない。
(文書の廃棄)
第45条　所管課長は、保存する文書の保存期間が経過したときは、毎年5月31日までに当該文書を廃棄するものとする。
2　前項の規定により文書を廃棄する場合は、秘密を要する文書については焼却又は溶解するものとし、印影等他に流用されるおそれのある文書についてはこれを塗抹又は裁断により他に流用できないようにしなければならない。
3　第1項の規定により文書を廃棄する場合は廃棄文書一覧表(別記第8号様式)を作成し、総務課長へ送付しなければならない。
4　前項の規定にかかわらず、前条の規定による文書廃棄予定リストを廃棄文書一覧表に代えることができる。
第46条　所管課長は、前条第1項の規定にかかわらず廃棄する文書のうち、歴史的資料又は文化的資料と認められる文書として総務課長から引継ぎを求められたときは、その文書が法令により廃棄しなければならないものとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じなければならない。
2　前項の規定により文書を引継ぐ場合には、廃棄文書引継書(別記第9号様式)を作成し総務課長へ送付しなければならない。
第7章　雑則
(特別処理の承認)
第47条　総務課長は、災害その他特別な理由によりこの規程によることが不適当であると認めるときは、消防長の承認を得て特別な処理をすることができる。
2　総務課長は、前項の承認を受けた場合は、直ちに文書主任にその旨を通知しなければならない。
(消防署における例外処理)
第48条　消防署長は、この規程によることが不適当と認めるときは、総務課長と協議してその手続を省略し、又は他の手続により処理させることができる。
(補則)
第49条　この規程の施行に関し必要な事項は、消防長が別に定める。
附　則
この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附　則(平成19年本部訓令第10号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則(平成20年本部訓令第5号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附　則(平成21年本部訓令第2号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則(平成25年本部訓令第4号)
この訓令は、平成25年10月1日から施行する。
附　則(平成28年本部訓令第2号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附　則(平成31年本部訓令第8号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第17条)
所属
文書記号
印西地区消防組合議会
印消組議
印西地区消防組合監査
印消組監
印西地区消防組合消防本部総務課
印消組本総
印西地区消防組合消防本部予防課
印消組本予
印西地区消防組合消防本部警防課
印消組本警
印西地区消防組合消防本部指揮指令課
印消組本指
印西地区消防組合牧の原消防署
牧の原署
印西地区消防組合印旛消防署
印旛署
印西地区消防組合本埜消防署
本埜署
印西地区消防組合印西西消防署
印西西署
印西地区消防組合印西消防署
印西署
印西地区消防組合白井消防署
白井署
印西地区消防組合西白井消防署
西白井署

別表第2(第40条)
保存期間
判定基準
長期保存
(1)　条例、規則、訓令、告示及び公告
(2)　議会の議案、議決書その他議会に関する重要な文書
(3)　職員の身分、進退、賞罰その他人事に関する重要な文書
(4)　訴訟及び不服申し立てに関する文書
(5)　許可又は認可に関する文書でその効力が10年を超えるもの
(6)　重要な財務に関する文書
(7)　特に重要な消防施策に関する文書
(8)　特に重要な契約に関する文書
(9)　表彰に関する文書
(10)　特に重要な調査、統計、報告、証明等に関する文書
(11)　特に重要な原簿台帳等
(12)　重要な事務引継ぎに関する文書
(13)　その他永年保存する必要がある文書
10年保存
(1)　議会に関する文書で永年保存でないもののうち重要な文書
(2)　職員の人事に関する文書で永年保存でないもののうち重要な文書
(3)　許可又は認可に関する文書でその効力が5年を超え、10年以下のもの
(4)　重要な消防施策に関する文書
(5)　重要な契約に関する文書
(6)　重要な調査、統計、報告、証明等に関する文書
(7)　重要な原簿台帳等
(8)　金銭の支払に関する証拠書類等出納経理に関する文書で重要なもの
(9)　その他10年間保存する必要がある文書
5年保存
(1)　許可又は認可に関する文書でその効力が3年を超え、5年以下のもの
(2)　契約に関する文書
(3)　調査、統計、報告、証明等に関する文書
(4)　金銭の支払に関する証拠書類等出納経理に関する文書
(5)　その他5年間保存する必要がある文書
3年保存
(1)　許可又は認可に関する文書でその効力が1年を超え、3年以下のもの
(2)　一般の消防施策に関する文書
(3)　その他3年間保存する必要がある文書
1年保存
(1)　許可又は認可に関する文書でその効力が1年未満のもの
(2)　庶務に関する文書
(3)　軽易な文書
(4)　その他1年間保存する必要がある文書

別記第1号様式(第5条)

受領者印

月日

宛名

発信局又は受信番号

金額

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配・現・書・簡

　

　

　

　

　

・

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

配・現・書・簡

　

　

　

　

　

・

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

配・現・書・簡

　

　

　

　

　

・

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

配・現・書・簡

　

　

　

　

　

・

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

配・現・書・簡

　

　

　

　

　

・

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

配・現・書・簡

　

　

　

　

第2号様式(第7条)

　

　　 イメージ

第3号様式(第18条)

令達番号簿

(その1)

No.

　

　令達種目　条例

番号

件名

公布年月日

施行年月日

主務課

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

令達番号簿

(その2)

No.

　

　令達種目　規則

番号

件名

公布年月日

施行年月日

主務課

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

令達番号簿

(その3)

No.

　

　令達種目　訓令

番号

件名

令達年月日

令達先

主務課

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

令達番号簿

(その4)

No.

　

　令達種目　告示

番号

件名

公示年月日

施行年月日

主務課

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

令達番号簿

(その5)

No.

　

　令達種目　公告

番号

件名

公示年月日

主務課

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

第4号様式(第18条)

文書整理簿

　

No.

　

番号

件名

差出課又は宛名

　

　

　

経過

　

　

　

　

　

収受日

起案日

決裁日

施行日

完結日

　

　

　

経過

　

　

　

　

　

収受日

起案日

決裁日

施行日

完結日

　

　

　

経過

　

　

　

　

　

収受日

起案日

決裁日

施行日

完結日

　

　

　

経過

　

　

　

　

　

収受日

起案日

決裁日

施行日

完結日

　

　

　

経過

　

　

　

　

　

収受日

起案日

決裁日

施行日

完結日

　

　

　

経過

　

　

　

　

　

収受日

起案日

決裁日

施行日

完結日

第5号様式(第20条)

　(その1)

　起案書

年度

　

所属

　

特殊取扱

文書審査

公印使用承認

記号番号

　

　

　

　

(印)

(印)

保存期間

　

収受日

　

保存期間満了日

　

起案日

　

決裁日

　

浄書

(印)

照合

(印)

歴史的資料

文化的資料

施行日

　

完結日

　

起案者職氏名

印　

開示・不開示区分

不開示理由

文書分類

大分類

　

不開示部分

中分類

　

小分類

　

あて先

　

発信者

　

件名

　

　

決裁

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

合議

　

　

(伺い)

　

関連管理番号

　

　管理番号

印西地区消防組合

　

　

　(その2)

　起案書

年度

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　管理番号

印西地区消防組合

　

第6号様式(第20条)

　(その1)

　起案書

年度

　

所属

　

特殊取扱

文書審査

公印使用承認

記号番号

　

　

　

　

(印)

(印)

保存期間

　

収受日

　

保存期間満了日

　

起案日

　

決裁日

　

浄書

(印)

照合

(印)

歴史的資料

文化的資料

施行日

　

完結日

　

起案者職氏名

印　

開示・不開示区分

不開示理由

文書分類

大分類

　

不開示部分

中分類

　

小分類

　

あて先

　

発信者

　

件名

　

　

決裁

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

合議

　

　

(伺い)

　

収受文書

件名

　

先方文書番号

　

先方文書施行日

　

発信者

　

あて先

　

　管理番号

印西地区消防組合

　

　

　(その2)

　起案書

年度

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　管理番号

印西地区消防組合

　

第7号様式(第27条)

　　供覧書

年度

　

文書番号

　

所属

　

件名

　

　

供覧種類

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

文書主任

　

　

　

　

　

　

合議・意見・指示事項

　

情報公開

開示・不開示区分

不開示理由

不開示部分

収受日

　

供覧終了日

　

保存期間

　

保存期間満了日

　

文書分類

大分類

　

中分類

　

小分類

　

発信者

　

あて先

　

先方文書番号

　

先方文書施行日

　

管理番号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　印西地区消防組合

第8号様式(第45条)

廃棄文書一覧表

年　　月　　日　

総務課長　　　　　　　　　　様

所属長名　

　次の表のとおり文書を廃棄します。

発生年度

保存期間の種別

簿冊名

冊数

備考

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

第9号様式(第46条)

廃棄文書引継書

年　　月　　日　

総務課長　　　　様

所属長名　

　次の表のとおり引継をします。

発生年度

保存期間の種別

簿冊名

冊数

備考

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年

　

　

　

　

年